Andrew Bradbury    

Nereye ulaşmak istiyorsunuz?

Çalışma gününün belirli bir anında yapılmakta olan on binlerce sunumun çoğu, bir ürünü veya hizmeti satmayı, bilgi aktarmayı, düşünceleri açıklamayı veya yeni becerileri ortaya koymayı ve geliştirmeyi amaçlamaktadır.

Bu kitap, herhangi bir sunumun tüm hazırlık sürecinin yedi temel adımı içerdiği varsayımına dayanır:

1. Neye ulaşmak istediğine karar verme.

2. Bu hedefe ulaşmanın en iyi yolunun resmî bir sunum olup olmadığına karar verme.

3. Bir sunumla devam etmeye karar verdiyseniz, onun nasıl bir biçim alması gerektiğine karar verme.

4. Bir metin hazırlama (ihtiyaçları en iyi karşılayacak bir biçimde).

5. Görsel yardımcıları ve broşürleri tasarlayıp hazırlama.

6. Ezberleme ve prova yapma.

7. Gerçekleştirme.

Zayıf bir sunum yapmanın garantili tek yolu, yetersiz hazırlıktır. En berbat sunumları yapan tecrübeli insanlar gördüm; çünkü onlar birkaç temel beceri kazanmayı reddediyordu.

İyi bir sunum, iki ya da daha çok kişi arasındaki etkili iletişimden daha öte bir şey değildir. Bu bir beceridir ve diğer beceriler gibi öğrenilebilir. Umut vaat etmeyen insanlar bile, kendi içlerindeki yeteneği açığa çıkarabilirler. Kekeleyip pepeleyen kişiler, yine kekeleyip pepeleyecektir; fakat buna rağmen, etkili biçimde sunum yapabilirler.

Bu kitap, her şeyden önce iletişim kurmayla ilgilidir. Kitap, dinleyicilerinizi nasıl anlayacağınızı ve onlarla en etkili biçimde nasıl ilişki kuracağınızı gösterecektir.

Nasıl iletişim kurarsınız?

Bir eylem planını savunan veya buna karşı çıkan, gerçekten çok inandırıcı sunum yapmışken, yine de kimsenin söylediklerinizden zerre kadar etkilenmemiş göründüğünü hissettiğiniz, hiç oldu mu?

Sözgelimi, siz diğer insanları etkilemeye çalışırken, vücut dilinizin, sesinizi kullanma biçiminizin ve “tavrınızın” (“cazibe” veya “karizma” olarak da bilinen, tam tanımı yapılamayan kişisel özellik) ne kadar farkındasınız?

Britanya’da ve ABD’de yapılan çalışmalar, diğer insanlar hakkındaki yargımızı, üç ana özelliğe dayandırma eğiliminde olduğumuzu gösteriyor:

* Sözel (kelimeler)=%7

* Vokal (ses tonu)=%38

* Görsel (beden dili)=%55

Önemli olan söyleme şekliniz

Dinleyenler için sesinizi ilgi çekici kılacak şekilde farklı ses tonlarını ve ses düzeylerini kullanıyor musunuz, yoksa (dürüst olun) uzun süre konuşmanız gerektiğinde (örneğin, 4 ya da 5 dakikadan fazla sürekli konuşunca) sesiniz monotonlaşma eğilimi mi gösteriyor?

Vereceğiniz yanıt, diğer insanların size verdiği tepki konusunda oldukça açıklayıcı olabilir. Yavaş ve ortalamadan düşük tonda konuşan biri, genellikle güçlü ve saygın bir kişi olarak algılanır. Hızlı ve yüksek sesle konuşan kişi, heyecanlı, fakat ‘önemsiz’ ile ‘kesinlikle güvenilmez’ arasında bir kişilik olarak görünecektir.

Peki ya vücut diliniz?

Sözgelimi, pek nadir el-kol hareketi yapan bir kişi güçlü, ölçülü ve zeki olarak görünür. Sık sık ve heyecanlı el-kol hareketleri yapan bir kişi ciddiyetsiz, hâttâ sokak reklamcılığından öte iş yapamayacak biri olarak görünebilir.

Kısacası, en parlak konuşmanın bile başarısı, sonuçta konuşmacının sunum tarzına bağlıdır; konuşmanın içeriğine değil. Hangi durumda olursa olsun, eğer sunum tarzınız dinleyicileri etkileyecek nitelikte değilse, içerik geçersiz hale gelmeye başlar.

1960 yılında ABD başkanlık koltuğu için yarışmakta olan John F. Kennedy ve Richard M. Nixon arasındaki seçim öncesi tartışma, bu olgunun yaşanan çok güçlü bir örneği olarak sayılmalıdır. Bu tartışmayı yalnızca radyodan duyanlar, algılarında sözel içeriğe ve ses işaretlerine dayanmışlardı. Bu gruptaki insanların çoğu Nixon’ı daha iyi bir aday olarak değerlendirdi. Tartışmayı televizyonda gören; sözel içerik ile ses işaretlerini alan ve aynı zamanda iki konuşmacının vücut dilini gören insanların çoğunluğu, John F. Kennedy’yi çok daha güvenilir bir aday olarak algıladılar.

Tarihin basit bir gerçeğidir; politikaları olan Nixon’dı, ama başkanlığı Kennedy kazandı! Dinleyicileriyle sıcak ilişki kurabilen sunumcu, bilinç ve bilinçaltı düzeylerinde etkili oluyor.

Korkuyu hissettiğiniz an...

Ancak iyi bir sunumun beş kilit unsurunu göz önünde bulundurmanız, size avantaj kazandıracaktır.

·          Amacınızı ana hatlarıyla belirleyin

·          Dinleyici kitlenizi analiz edin

·          İhtiyacınızı tanımlayın

·          Bilgilerinizi düzenleyin

·          İletişim yöntemlerinizi hazırlayın

Başarılı bir sunum gerçekleştirmek için sunumun neyle ilgili olduğu konusunda net bir düşünceye sâhip olmalısınız. Konuyu tam ve doğru anlamalısınız. Eğer gerekliyse, amacı her yönüyle anladığınızdan emin olana kadar, bilgi edinmeye devam edin.

Her sunumun bir nedeni ve ihtiyaçları vardır. Bu gereksinimi karşılayabilmek için sizin neye ihtiyacınız var? Bunu “gözü kapalı” yapabilir misiniz? Yoksa biraz araştırmaya ihtiyaç duyar mısınız?

Fakat gerekli sonuca ulaşmak için sunuma hangi bilgiler dâhil edilmeli? Az bilgi verirseniz, sunum herkesin zamanını çalan bir olay haline gelir. Öte yandan çok fazla bilgi verirseniz, bilgilerin çoğu ertesi gün unutulur; yine herkesin zamanını çalan bir etkinlik olur.

Eğer hedefinizi daha doğru biçimde tanımlarsanız, sunuma alınması ve dışarıda bırakılması gerekenleri belirlemek daha kolay olur.

İletişim

Hangi görsel yardımcıları (eğer varsa) kullanacaksınız? Sunum nerede gerçekleşecek? Sunumda ne tür bir yol izlenecek?

Sunumunuzun çerçevesini planlayacağınız ve en önemli sorun üzerinde düşüneceğiniz yer burasıdır: Sunumunuz dinleyicileriniz tarafından nasıl algılanacak (Söylediğinizi ve demek istediğinizi anlayacaklar mı? Ne söylediğinizi düşünecekler? Ya da duyduklarını sandıkları şeyle neyi kast ettiğinizi düşünecekler?)

Biraz kaygı hissettiğinizde, bu duyguyu “yeniden biçimlendirin.” Başınıza geleni, gerçekten başarılı bir performansı hızlandırma süreci olarak yorumlayın. Fazladan bir parça adrenalinin size “performans üstünlüğü” vereceğini kendinize hatırlatın. Sonra da en iyi sunumunuzu yapmak için gerekli olan şeylere yoğunlaşın.

Aşağıdaki liste, meslektaşları tarafından seçkin sunumcular olarak kabul edilen kişilerce çok sık kullanılan beş beceriyi sıralıyor:

İnce ayar

Sonuçlar

Sıralama

Sınırsız bakış açıları

Başarıya güven

* İnce ayar

Becerikli bir sunumcu, belirli bir dinleyici topluluğuna olabildiğince uygun hale getirmek amacıyla, bilgilerini sürekli olarak netleştirir ve ayrıntılandırır.

* Sonuçlara ulaşmak

En iyi sunumcular, planlama aşamasının başlangıcından itibaren iki temel soruya doğru yanıtı vermek için çaba gösterir:

Sunumun neye ulaşmasını istiyorum?

Ben hedeflediğim sonuca ulaştığımda, dinleyiciler nasıl davranacak?

* Etkili sıralama

Sıralama, “bilgileri yönetilebilir bölümler halinde sunma işlemi” olarak tanımlanabilecek temel bir beceridir. Bazıları genel bir bakışla başlamayı, ardından konunun özüne inmeyi sever; diğerleri ise ayrıntılarla başlamayı ve genele ulaşmayı tercih eder.

Usta sunumcular bilgileri aşağı doğru sıralar. Yâni genel bir bakışla başlarlar ve sonra ayrıntılara inerler.

* Sınırsız bakış açısı

Birçok üst düzey konuşmacı, sunumlarını üç farklı konumdan yaparlar: 1. konum, onların bakış açısı; 2. konum dinleyicilerin bakış açısı; ve 3. konum “tarafsız gözlemci” veya “duvardaki sinek” konumudur.

* Olması gereken olacak

En usta sunumcuların çoğunda ortak olan beşinci özellik, her sunumun, ne olursa olsun başarı kazanmaya yazgılı olduğuna ilişkin sarsılmaz inançtır. Sanki onlar kendi kendilerine, tamamen bilinçdışı biçimde olsa da şöyle derler: “Benim bu sonuca ulaşmam gerekiyor; öyleyse o gerçekleşecek.”

Kendi kendinize, bu sunumda yapabileceğiniz en iyi işi çıkaracağınızı, başarılı olacağınızı ve o başarıyı hak ettiğinizi telkin edin. Bu tekniği düzenli olarak uyguladığınız zaman gelişen kendine inanç gücü sizi hayrete düşürecek.

Bu arada, sunumun gerçekleşeceği salonda biraz zaman geçirirseniz, canlandırmanızın daha da etkili olduğunu fark edeceksiniz. Eğer mümkünse, salonu “hissetme”-onun boyutlarını, gürültü düzeyini, oturma düzeyini vb.-fırsatını kaçırmayın. Sanki o yerin sahibiymiş gibi, salonun etrafında gezinin.

Güven sorunları

Bir sunumda asla yalnız olmazsınız, sâdece siz öyle hissedersiniz

Bir telefon konuşması sırasında fiziksel, sözel olmayan işaretler bütünüyle devre dışıdır ve ipuçlarımızı diğer kişinin ses tonundan ve seçtiği kelimelerden almamız gerekir. Birçok kişinin hayli farklı bir “telefon tarzı”na sâhip olduğu bilinir; oysa bu sözel işaretler her zaman bütünüyle güvenilir değildir. Bazılarının önemli ve hassas konuları telefonla görüşmemeyi tercih etmesinin temel nedenlerinden biri budur.

Mektup yazmaya gelince, bu iletişim yönteminde kuşkusuz hiçbir geribildirim almayız. Bu nedenle pek çok yetişkin, mektuplarını hemen hemen bir telgraf gibi net ve kısa yazma eğilimindedir.

Sunum yapma,-alınan geribildirim anlamında-bir telefon görüşmesi ile mektup yazma arasında bir yerde yer alır.

Önceden yaptığınız bir sunumu yeniden yapıyor olsanız bile, tüm materyalinizi gözden geçirin.

Görsel yardımcılarınız olabildiğince net ve ilgi çekici mi? Sunumdaki “olgu”ların herhangi biri, en son sunum yaptığınızdan beri değişti mi? Yeni dinleyiciler için sunumu daha ilgi çekici, daha yararlı ya da daha uygun hale getirecek herhangi bir şey ekleyebilir, çıkarabilir ya da değiştirebilir misiniz?

Bakmak, hissetmek, işitmek

Dünyaya ilişkin görüşlerimizi bir dizi filtre-işitsel, görsel ve duyusal-aracılığıyla geliştiririz. Sözgelimi, bir şeyin açıklamasını yaparken, “Kulağa doğruymuş gibi geliyor” ya da “Şimdi haklı olduğunu görüyorum” veya “Bunun iyi bir fikir olduğunu hissediyorum” diyebiliyoruz. Nasıl düşündüğümüzü ifâde ederken sözcüklerimizi bilinçdışı olarak seçeriz-tercih ettiğimiz düşünme tarzı (TDT)-ve çoğu kez, bizim kullanmayı tercih ettiğimiz filtreyi ya da filtreleri kullanıyor gibi görünen kişilere olumlu yanıtlar veririz; şu ifadeleri sık sık kullanırız: Aynı fikirde olmak, aynı dili konuşmak, ortak duygulara sâhip olmak.

El işaretleri izlenmeli

İnsanlar sıklıkla küçük, ama kolayca fark edilebilir hareketler yapar; bu hareketler onların belirli bir anda düşünme tarzını güçlü biçimde ortaya koyar. Örneğin:

* Gözleri ovalamak veya göz bölgesi civarına işaret etmek görsel bir TDT’yi vurgular. O kişi muhtemelen “demek istediğinizi anlamıyor”dur. Ya da belki, daha ilgi çekici görünen tepegöz asetatlarındaki bir şeye göze takılmıştır.

* Kulak ya da ağız çevresinde yapılan dikkat çekici herhangi bir hareket, işitsel bir TDT’nin iş başında olduğunu gösterir. Sözgelimi, birisi kulak memelerini çekiştirmeye başlarsa, bu onun “işittiklerinden hoşlanmadığını” gösteriyor olabilir; fakat öte yandan o kişi “çok şey söylediğinizi” düşünüyor da olabilir.

* Kollar ve/veya ellerle yapılan hareketler (bir kolu veya bacağı ovalamak ya da giysilerin çeşitli kısımlarını gerekli olmadığı halde düzeltmek gibi) genellikle bir duyusal yanıta eşlik eder. Bu kişi “söylediklerinizin altının doldurulması gerektiğini” hissediyor olabilir ya da sizin görüşlerinizin ona “konunun ayrıntılı bir açıklamasını” sağladığını düşünebilir.

Derleyen: Halit Yıldırım 

Halit Yıldırım'a teşekkürlerimizle

Denizce

11.04.2008